这篇文章首次发表于Raintoday.com

尊敬的客户先生或女士:

你可能会拒绝这封信,因为作者是服务的卖家而不是买家,因此可能会有偏见。

简而言之,这就是rfp(请求建议)的问题所在。他们拒绝经验带来的好处,以避免不当影响带来的负面风险。这对客户来说是一个糟糕的交易,但是客户和提供商都可以做一些事情来改善它。

何时使用rfp

rfp最简单的模式是由买方公司向数量有限的卖方发出正式邀请,请他们就项目提出建议。它们描述了购买公司在方法、凭证、模型、项目管理、评估标准和定价方面所寻找的东西。它们通常都有一个到期日,在这个日期之前通常只提供很少的与卖方的联系。所提供的接触是仔细提供给所有的卖方。

让我们承认,在某些情况下rfp是适当的和可取的。首先是政府合同。与私人公司不同,政府实体由所有公民“拥有”。而不当影响的出现本身就会破坏我们对政府的信心。大多数公民并不嫉妒使用rfp作为一种生硬的工具,以确保透明度、缺乏偏袒和腐败。

在私营部门,征求意见书有时也是可取的,例如,如果采购公司有滥用采购的历史,或担心过度暴露于寡头垄断的供应商行业。

在这些情况下,rfp的优点是显而易见的:它们禁止“不公平”的行为,如接触内部经理、预先存在的人际关系或过度主观的决策。在这种情况下,RFP在保证方法的透明度和一致性方面扮演着重要的角色。正如一名买家所说,“它让我们可以在不同的基础上对每个人进行比较。”

很好。但是还有其他的情况——rfp被用于完全损害购买组织的其他原因的情况。让我们来看看这些。

什么时候不使用rfp

这里有一些其他购买组织经常求助于rfp的原因:

  • 他说:“金融界的人很喜欢四大的公司,但营销部门想要的是一家有很强营销能力的公司。RFP可以让我们独立地比较优缺点。”
  • 这句话的意思是:“外面的供应商知道的比我们多得多,如果我们不小心的话,就会被扫地出门。”
  • “我们管理购买过程的人员并不具备购买经验。他们很脆弱,很容易被有经验的卖家所动摇。”
  • “我们有些人的工作是做出购买决定,我们希望确保他们做了全面、客观的工作。”
  • “我们想发出一个响亮而明确的信息:我们想要什么,不想要什么。我们将定义问题,我们不希望供应商告诉我们,他们需要从首席执行官办公室开始进行大规模研究来解决问题。”

这些动机可以归结为rfp的五种用途:解决政治冲突、减轻低产品专业知识、替代购买专业知识、利用现有的购买专业知识、以及防止原始问题陈述的升级。

然而,所有这些都有两个共同点。它们阻止了买方和卖方之间的对话,它们不仅预先确定了问题,而且也预先确定了大部分的解决方案。

很难想象还有比这更糟糕的方式来购买复杂的东西。你会告诉你的家庭医生你的病情和治疗方法吗?你能告诉你的会计师税法以及如何与国税局打交道吗?你会买下第一套房子,然后告诉你的经纪人、银行家和房屋检查员他们必须做什么吗?

简单的事实是,当我们原则上拒绝听取复杂服务的卖家的专业意见时,我们放弃了很多。问题是,我们得到的回报是否足以让我们继续故意无知?

有了RFP,你得到了什么,失去了什么

你从RFP中得到的好处很简单:降低了卖家说服你做一些你认为你不想做的事情的风险。让我们检查一下。

从根本上说,这是一种基于恐惧的担忧。害怕“那些供应商”有不良动机,害怕我们作为客户不够聪明,无法战胜他们,害怕我们的无知是需要防御的弱点。最重要的是,我们害怕自己会被说服违背自己的意愿改变主意(就好像购买行为会让我们的意愿消失或变得可疑一样)。

更简单地说,rfp是一种不相信买家,也不相信一般买家的自然结果。我们不必声称所有的卖家都是值得信赖的,就会发现这种不信任会让买家付出巨大的代价。

当买家拒绝信任和求助于RFP时,他们将自己与只有卖家拥有的信息隔绝开来。更重要的是,他们将自己与卖家从长期与其他买家打交道中获得的视角隔离开来。

RFP买家也(错误地)认为他们的诊断已经被证实,因为他们将投标解释为验证他们的问题陈述。然而,正如大卫·梅斯特,《管理专业服务公司他曾写道:“问题几乎从来不在于客户在第一次会议上说的是什么。”这并不是说客户是愚蠢的,顾问是聪明的;它观察到,只与自己交谈很少能产生像与他人交谈那样好的洞察力。

最重要的是,求助于rfp的客户剥夺了自己最好的建议,而此时他们最能使用这些建议,甚至可以免费获得一些建议。任何优秀的专业人士都会为销售过程带来某种程度的洞察力、视角和信息,而这些是客户所不具备的,如果只是为了展示他们的能力的话。(如果顾问不这么卖,客户就有理由拒绝他们,因为这反映了一种吝啬的自我定位,这很可能会在与顾问的合作中再次体现出来。)

最后,RFP的使用最终表明客户害怕来自外部世界的洞察力和信息。这种封闭的世界观不仅损害了购买决策;从总体上看竞争、客户和趋势对公司是有害的。一个人的意志会被另一个人劫持的信念是一种受害者情结,这种情结在中期不会很好地发挥作用,更不用说长期了。鸵鸟“把头埋在沙子里”的策略不是一个好策略。

客户应该做什么?

客户可以采取以下四个关键步骤,在不求助于rfp的情况下从提案过程中获益:

  1. 邀请几家公司,一次一个,随便谈谈你关心的问题。“我们认为我们没有从我们的劳动力中获得足够的生产力,并且怀疑员工的敬业度可能会有所帮助,”或者“我们不确定如何在我们的营销中使用社交媒体”,这类陈述作为一个议程就足够了。
  2. 告诉他们你不想要一个冗长的演示;你希望就这些问题进行一次非正式的讨论,你希望他们帮助你考虑如何解决这个问题。告诉他们你没有事先确定的会议结果。
  3. 在会议中,接受他们的建议——如果他们对你有意义的话。如果他们想和你组织里的其他人交谈,问问他们为什么,如果答案对你来说有意义,让其他人也在场。如果没有,就说不。你可以自由地说你在和别人说话。你没什么好隐瞒的。你在会议上的目标是改进你的决定,如何解决你的问题。
  4. 相信你的直觉。他们谈论你和你的问题,还是他们谈论他们自己?你是否觉得自己被“出卖”了或被倾听了?他们看起来是街头智慧还是书本智慧,或者一点都不聪明?他们是愿意和你一起冒险,还是过于谨慎了?你能想象和这些人一起工作一段时间吗?你相信他们的动机吗?他们的计划有意义吗?如果你不能回答足够多的问题“是”,那么你就得到了比从rfp中得到的更多的风险保护——而这一切只需要你参加几次会议。你可能一路学到了不少东西。

    不过,更有可能的是,你会聘用你通过这种方式遇到的一家公司。如果你这样做了,你已经在了解彼此的路上走得很好了——这就提高了做正确工作和做好工作的几率。

不要害怕说话。没有风险,就没有收获的机会,也没有人能强迫你做你不想做的决定。